Optimisation des tournées : les équipes terrain au cœur du dispositif - Groupe Sterne
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Optimisation des tournées : les équipes terrain au cœur du dispositif

Acteur majeur du transport de précision de plis, colis et pièces de rechange en H+, TCS – filiale du Groupe STERNE- a construit année après année un réseau de distribution de nuit unique en France, organisé en tournées régulières à horaires fixes. Avec 72 000 points desservis chaque nuit ou à la première heure le lendemain matin, ce réseau unique exige une régularité et une minutie horlogère de collecte et de livraison. On comprend pourquoi l’optimisation des tournées et la mutualisation des flux sont des enjeux majeurs pour les équipes opérationnelles du Groupe Sterne.

 

Etudes préliminaires et premières recherches d’optimisation

Dans le transport régulier et la logistique colis à H+, chaque client a ses propres enjeux et contraintes. Pour y répondre, TCS a construit un réseau national mutualisé, capable de collecter plis et colis jusqu’à 21H et de les livrer au ¼ d’heure près avant 8h, puis entre 9h et 12h. La régularité et la capacité à fournir des créneaux de livraison précis chaque jour, à un prix inférieur à la messagerie express, fait de TCS le partenaire transport privilégié des secteurs les plus exigeants.

Dans ce contexte, pas de place à l’improvisation ou l’approximation. Toute erreur ou retard peut avoir de lourdes conséquences. « 5 minutes de retard au départ de l’entrepôt et c’est 30 minutes de retard à l’arrivée chez le client ! » nous explique Sophie PENFENTENYO, coordinatrice Exploitation Nationale chez TCS. Jean Marie JOESSEL, Directeur Technique de TCS précise : « Le réseau TCS est unique avec plus de 1900 tournées qui se croisent chaque jour dans une grande précision. Toute nouvelle tournée est une partition et chaque fausse note peut couter cher ! »

Pour éviter ce scénario, le bureau d’études de la filiale ne laisse rien au hasard. Chaque nouvelle demande client est étudiée à la loupe. Dans un premier temps, le cahier des charges du nouveau client est analysé, afin d’en connaître la faisabilité. C’est ensuite l’étude des coûts et la recherche d’optimisation des circuits de route qui vont déterminer si le client peut s’intégrer au réseau existant.

Ces études préliminaires font partie intégrante du processus d’élaboration de l’offre sur mesure, qui sera remise au client. Plusieurs schémas logistiques peuvent ensuite être établis pour un même contrat : navette complète avec affranchissement, enlèvement du courrier après 18h, dépôt et tri sur plate-forme, livraison avant 8h, distribution des plis et colis par service.

La maitrise du terrain, un gage de précision et de qualité

Les premières recherches d’optimisation de tournée sont essentielles pour collecter les informations utiles et appréhender au plus près les réalités du terrain. En interne, les agents d’exploitation vont accompagner les chauffeurs dans leurs tournées pour effectuer un repérage physique des différents points à livrer. Ensemble, ils vont dresser un premier état des lieux de toutes les contraintes susceptibles de générer des retards de livraison : Les conditions réelles de circulation, la difficulté d’accès aux zones de livraison, l’absence de zone de stationnement, la configuration même du site de collecte ou de livraison sont autant d’éléments qui peuvent impacter la bonne exécution de la tournée. Cette prise en compte du réel est déterminante car elle permet d’optimiser chaque déplacement, chaque geste et d’anticiper toute difficulté.

Pour les équipes, le travail consiste ensuite à confronter l’ensemble des données recueillies avec les impératifs du client, et de proposer l’itinéraire idéal. Pour ce faire, les informations collectées sont intégrées dans le TMS (Transport Management System) de la société. Un roadbook reprenant toutes les consignes à suivre pour assurer le bon déroulement de sa tournée (adresses et heures d’ouverture des points de livraison, configuration des accès, procédures de sécurité, manuel d’utilisation des clés, code SAS, présence ou non d’alarme…) est alors remis au chauffeur.

Dès lors que le carnet de route est établi, des « tournées test » vont permettre de procéder aux derniers réglages avant le démarrage effectif. Et lorsqu’enfin la nouvelle tournée s’intègre au réseau, l’objectif premier est de maîtriser le facteur temps : « Au démarrage des opérations, des actions sont programmées en cas de dysfonctionnement » précise Jean Marie JOESSEL. « Pendant 3 à 15 jours, nous prévoyons des solutions alternatives dès lors que la tournée accumule trop de retard. Avec par exemple des voitures balais prêtes à intervenir en cas d’urgence ou 4 à 5 chauffeurs situés à des endroits stratégiques pouvant être sollicités à tout moment ». Cette qualité de service sera par la suite maintenue par des contrôles de tournée réguliers, réalisés par des agents habilités.

Car la précision sur les heures de passage est la règle n°1 : Elle est de 10 minutes près pour les transports nationaux, et de 3 minutes seulement pour les liaisons régionales. Pour les secteurs de la maintenance ou de l’optique par exemple, cela représente un avantage décisif : l’assurance de pouvoir bénéficier d’une livraison de nuit ou tôt le matin au ¼ d’heure près, et d’améliorer ainsi leur rapidité d’intervention et la productivité de leurs équipes.

TCS

L’optimisation : la clé du succès

La recherche d’optimisation du réseau de distribution est aujourd’hui le moteur même du développement de la filiale TCS et de la satisfaction de ses clients. Chaque jour, 10% des équipes de TCS travaillent à diminuer le nombre de kilomètres parcourus et œuvrent à l’amélioration continue du plan de transport. À la clé, un maillage ultra fin du territoire national, des prix compétitifs et une empreinte carbone réduite.

« Aujourd’hui les clients de TCS reconnaissent bénéficier d’un rapport prestation-prix performant. C’est là le résultat de l’engagement de nos équipes mais aussi le résultat de la mutualisation de nos services dans le temps, dans un esprit de partenariat. Cela signifie qu’il est devenu de plus en plus important de faire participer nos clients à nos avancées. Nous devons préserver cette formule gagnante que représente la mutualisation de nos services » souligne Daniel Desage, président du Groupe STERNE.

Ainsi le groupe STERNE a su transformer les exigences de ses clients en force et bâtir au fil des ans un réseau de distribution mutualisé et performant. En délivrant un service différenciant, le Groupe STERNE apporte aujourd’hui à ses clients un avantage concurrentiel décisif en leur permettant notamment de réduire leurs stocks, améliorer leur délai d’intervention et augmenter la productivité de leurs équipes.


Comment optimiser une tournée en amont des opérations ? Eléments de réponse avec Ibrahim ELMESHAD, contrôleur Qualité Transport chez TCS Chilly Mazarin, qui pendant 3 mois, a effectué en pré-opérationnel, le repérage physique d’un réseau d’agences bancaires en région parisienne.

Racontez-nous la mission qui vous a été confiée ? Ma mission était d’effectuer le repérage physique de l’ensemble des points de livraison d’un réseau d’agences et grands remettants présents sur toute la région Ile de France. L’objectif était de vérifier toutes les adresses, réaliser des photos de l’intérieur et de l’extérieur des agences, définir les points d’accès, l’emplacement des dépôts et localiser les zones de stationnement. J’ai principalement travaillé avec le service Exploitation de TCS en charge de la conception opérationnelle du réseau. Tous les jours, je leur adressais un rapport de repérage qui reprenait l’ensemble des informations. À raison de 20 agences par jour, ma mission a duré 3 mois.

Quelles difficultés avez-vous rencontrées ? Nous étions dans un univers très sécurisé. Avant toute démarche d’observation, je devais impérativement disposer de l’accord de chaque agence. Ensuite, la difficulté était de retranscrire de façon très précise les procédures de sécurité à suivre à l’ouverture et la fermeture de l’agence (nombre de portes à ouvrir, fonctionnement des clés…), toujours différentes d’une agence à une autre !

Comment avez-vous accompagné les conducteurs avant le démarrage des tournées ? Une fois les données recueillies et le réseau conceptualisé, une formation a été donnée aux conducteurs concernés. Cette étape est importante car les instructions à suivre sont complexes, et à effectuer dans un laps de temps limité avant qu’une alarme se déclenche. Mieux vaut être bien préparé ! Une semaine avant la prestation, des tournées « à blanc » ont été réalisées, pour aider le conducteur à se familiariser avec l’environnement et être opérationnel le jour J.