{"id":8111,"date":"2023-01-25T11:43:22","date_gmt":"2023-01-25T10:43:22","guid":{"rendered":"https:\/\/www.groupe-sterne.com\/?p=8111"},"modified":"2023-03-23T11:40:47","modified_gmt":"2023-03-23T10:40:47","slug":"salle-courrier-une-logistique-millimetree","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.groupe-sterne.com\/fr\/salle-courrier-une-logistique-millimetree\/","title":{"rendered":"La salle courrier : une logistique millim\u00e9tr\u00e9e"},"content":{"rendered":"\t\t
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Au c\u0153ur des flux entrants et sortants des grandes organisations (groupes bancaires, industriels ou administrations), la salle courrier joue encore aujourd\u2019hui un r\u00f4le strat\u00e9gique. Focus sur cette plateforme de gestion documentaire, entre recherche d\u2019ergonomie et gains de productivit\u00e9. <\/strong><\/p>

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Z\u00e9ro papier, une r\u00e9alit\u00e9\u00a0?<\/span><\/h2>

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Si le courrier physique tend \u00e0 diminuer (- 0,7\u00a0% en 2021 contre -19,4\u00a0% en 2020 selon l\u2019Arcep<\/a>), il demeure un support largement utilis\u00e9 dans le monde professionnel, notamment pour les documents sensibles. Bons de commande, contrats, factures, pr\u00eats bancaires, recommand\u00e9s, \u2026les \u00e9changes de documents papier restent nombreux, que ce soit par habitude ou par obligation l\u00e9gale ou contractuelle.<\/p>

Pour les soci\u00e9t\u00e9s et organisations qui g\u00e8rent un grand volume de documents chaque jour, la question de l\u2019optimisation de la fonction courrier reste centrale<\/strong>. En effet, leur capacit\u00e9 \u00e0 traiter les informations et \u00e0 apporter des r\u00e9ponses rapides sont les garants d\u2019une exp\u00e9rience client r\u00e9ussie.<\/p>

Dans ce contexte, les responsables achats et services g\u00e9n\u00e9raux sont de plus en plus attentifs \u00e0 rendre la fonction courrier plus efficace. L\u2019enjeu est de parvenir \u00e0 traiter l\u2019ensemble de ces flux journaliers. pour les adresser ou les d\u00e9livrer aux bons destinataires, dans les meilleurs d\u00e9lais. Dans cette optique, les op\u00e9rations de tri, de traitement et de distribution du courrier doivent pouvoir b\u00e9n\u00e9ficier d\u2019une logistique et d\u2019\u00e9quipements adapt\u00e9s.\u00a0<\/strong><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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La salle courrier, carrefour de l\u2019entreprise<\/span><\/h2>

\u25a0<\/span> Une conception unique <\/strong><\/p>

Optimiser la gestion documentaire d\u2019une organisation, passe d\u2019abord par une phase d\u2019audit compl\u00e8te de l\u2019existant. Il s\u2019agit de r\u00e9pondre \u00e0 la question\u00a0: Quelle est la meilleure configuration de la salle courrier pour int\u00e9grer et optimiser le traitement des flux entrants et sortants\u00a0?<\/strong> Cette \u00e9tude r\u00e9alis\u00e9e en amont est essentielle avant de d\u00e9ployer un nouveau mode op\u00e9ratoire qui devra \u00eatre respect\u00e9 par l\u2019ensemble des personnes concern\u00e9es.<\/p>

Chaque salle courrier r\u00e9pond \u00e0 une organisation sp\u00e9cifique.\u00a0Lorsqu\u2019on entre dans la <\/span>phase de conception ou d\u2019optimisation d\u2019une salle de tri<\/strong>, l\u2019objectif est de parvenir \u00e0 un espace optimis\u00e9, qui soit le plus \u00e9conomique possible pour le client. Concr\u00e8tement, il s\u2019agit de trouver le juste \u00e9quilibre entre la typologie des flux, le nombre de casiers n\u00e9cessaires et la surface disponible. Cette mod\u00e9lisation proc\u00e8de directement des donn\u00e9es et du cahier des charge fournis par le client.<\/span><\/p>

\u25a0<\/span> L\u2019ergonomie, condition sine qua non<\/strong> de la productivit\u00e9 des \u00e9quipes<\/strong><\/p>

Dans une salle courrier, rien n\u2019est laiss\u00e9 au hasard\u00a0! L\u2019agencement, le positionnement des \u00e9quipements et le choix du mat\u00e9riel sont d\u00e9terminants. L\u2019objectif est de simplifier au maximum les op\u00e9rations de tri et de pr\u00e9-tri dans un espace restreint.\u00a0 Pour optimiser les cadences, l\u2019espace doit \u00eatre adapt\u00e9 \u00e0 la typologie des flux, et con\u00e7u de telle mani\u00e8re \u00e0 ce que l\u2019op\u00e9rateur ait le moins de gestes et de d\u00e9placements \u00e0 effectuer. Ces am\u00e9nagements permettront \u00a0de fluidifier les op\u00e9rations et de booster la productivit\u00e9 des op\u00e9rateurs et agents de tri.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Notre<\/span><\/i><\/strong> fa\u00e7on de faire\u00a0: le sur-mesure<\/strong>. <\/span><\/i><\/b>Chaque salle courrier est am\u00e9nag\u00e9e avec des pigeonniers, c\u2019est-\u00e0-dire des meubles \u00e0 casiers et des tables hautes \u00e0 roulettes que nous avons dessin\u00e9es et faites fabriquer par un menuisier bordelais, avec lequel nous travaillons depuis toujours. Mobile, chaque \u00e9quipement peut \u00eatre d\u00e9plac\u00e9 facilement, d\u2019une salle ou d\u2019un site \u00e0 l\u2019autre, ou encore en cas de d\u00e9m\u00e9nagement d\u2019une agence. Cela nous permet d\u2019offrir une prestation premium sur mesure et modulable \u00e0 l\u2019envie. Val\u00e9rie Boureau – Charg\u00e9e de mission technique FM\u00a0<\/strong><\/span><\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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\u00a0<\/h2>

Une m\u00e9canique pr\u00e9cise<\/span><\/h2>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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Au centre de la gestion documentaire des grands r\u00e9seaux bancaires, les salles courriers permettent de consolider en un m\u00eame point l\u2019ensemble des flux \u00e9manant des si\u00e8ges sociaux, agences ou \u00e9tablissements, de les trier, et de les reventiler par agences et services back office destinataires. Courriers et documents internes, factures, moyens de paiements, recommand\u00e9s, t\u00e9l\u00e9phones mobiles, tablettes, petits \u00e9quipements, tout transite par la salle courrier. Cet outil est tr\u00e8s important car les flux ici vont tr\u00e8s vite.<\/strong><\/p>\n

L\u2019organisation des flux s\u2019adapte en fonction des contraintes horaires du client mais de mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale, la cha\u00eene du document fonctionne sur le cr\u00e9neau 18-8<\/strong>. C\u2019est-\u00e0-dire que toutes les sacoches courriers sont ramass\u00e9es en fin d\u2019apr\u00e8s-midi, au plus tard vers 18h, dans les diff\u00e9rents \u00e9tablissements bancaires et achemin\u00e9s directement dans la salle courrier. Les sacoches sont ensuite ouvertes, et les documents pr\u00e9tri\u00e9s, tri\u00e9s et conditionn\u00e9es – g\u00e9n\u00e9ralement entre 23 :00 et 2:00, avant d\u2019\u00eatre relivr\u00e9s de nuit ou \u00e0 la premi\u00e8re heure le lendemain matin dans les agences et services destinataires, ou encore dans des centres de traitements, d\u2019archivage ou de destruction \u2018partenaires\u2019.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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La gestion du courrier s\u2019articule donc autour de 3 grandes \u00e9tapes\u00a0:<\/b><\/p>

\"\ud83d\udccd\"\u00c9tape 1 : <\/b>r\u00e9ception et traitement des sacoches entrantes (scan, ouverture, extraction et tri)<\/p>

\"\ud83d\udccd\"\u00c9tape 2<\/b> : ventilation des documents et des moyens de paiement par agence et services de destination (contr\u00f4le contenu\/contenant) et remise en pigeonnier des sacoches<\/p>

\"\ud83d\udccd\"\u00c9tape 3<\/b> : Tracking des sacoches sortantes (fermeture, scan) pour exp\u00e9dition\u00a0<\/p>

Lorsque le traitement des documents est coupl\u00e9 \u00e0 un r\u00e9seau de collecte et de livraison mutualis\u00e9 des sacoches, le dispositif gagne en performance. <\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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\n\t\t\t\tLa gestion documentaire est une somme de flux soumis \u00e0 plusieurs contraintes. Notre m\u00e9tier est d\u2019adapter notre organisation pour offrir le meilleur service en fonction des imp\u00e9ratifs horaires de nos clients. En cas de num\u00e9risation o\u00f9 les contraintes sont fortes, on organise le plan de transport autour de la salle courrier. Dans d\u2019autres cas comme pour les remises de ch\u00e8ques qui doivent \u00eatre livr\u00e9s avant 6h du matin, on organise le traitement des flux pour faciliter le plan de transport. La force du Groupe STERNE r\u00e9side dans sa sa capacit\u00e9 \u00e0 aller vite et \u00e0 pouvoir intercaler une s\u00e9quence de tri \u00e0 l\u2019int\u00e9rieur du flux de transport. Plut\u00f4t que de livrer des colis, nous livrons des colis pr\u00e9tri\u00e9s. En termes de service, c\u2019est un vrai gain de temps pour les utilisateurs.<\/i>\t\t\t<\/p>\n\t\t\t\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tJean-Marie Joessel - Directeur de l'Innovation et des R\u00e9seaux <\/cite>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/i>\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tTweet<\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/blockquote>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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\u00a0<\/span><\/h2>

Salle courrier externalis\u00e9e : entre performance et baisse des co\u00fbts<\/span><\/h2>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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De l\u2019impression \u00e0 la destruction en passant par les phases de tri, de transport, de num\u00e9risation, d\u2019archivage, de destruction ou de recyclage, les organisations doivent g\u00e9rer l\u2019int\u00e9gralit\u00e9 du cycle de vie de leurs documents. Pour optimiser les co\u00fbts et d\u00e9lais, tout en am\u00e9liorant la s\u00e9curisation et la confidentialit\u00e9 de leurs flux, beaucoup font appel \u00e0 un prestataire disposant d\u2019une solution logistique globale et d\u2019un r\u00e9seau de distribution de nuit dense et mutualis\u00e9.<\/strong><\/p>

Avec cette organisation, les documents sont collect\u00e9s en fin de journ\u00e9e sur les diff\u00e9rents sites, trait\u00e9s en temps masqu\u00e9, et remis \u00e0 leurs destinataires finaux d\u00e8s lendemain matin. Une solution rapide permettant d\u2019acc\u00e9l\u00e9rer le traitement des donn\u00e9es et des op\u00e9rations (gain d\u2019une journ\u00e9e en moyenne), d\u2019\u00e9conomiser des ressources et de r\u00e9duire l\u2019empreinte carbone.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Externalisation : Quid des avantages<\/span><\/p>\n

+ <\/span>de flexibilit\u00e9<\/strong> <\/span>: externaliser la gestion documentaire et le transport associ\u00e9 permet de vous recentrer sur votre c\u0153ur de m\u00e9tier et d\u2019ajuster vos ressources<\/span><\/p>\n

+<\/span> d\u2019espace<\/strong> <\/span>:  si votre b\u00e2timent est implant\u00e9 en centre-ville o\u00f9 le prix au m2 est cher, externaliser la gestion des salles de tri courrier pr\u00e9sente un avantage \u00e9conomique majeur, celui de diminuer le co\u00fbt de votre loyer. <\/span><\/p>\n

+ <\/span>de rapidit\u00e9<\/strong> <\/span>: parce qu\u2019elles op\u00e8rent de nuit en temps masqu\u00e9, les salles de tri externalis\u00e9es permettent d\u2019acc\u00e9l\u00e9rer le traitement de vos donn\u00e9es, et in fine vos op\u00e9rations (gain d\u2019une journ\u00e9e en moyenne). Elles am\u00e9liorent ainsi sensiblement le service client<\/span><\/p>\n

+<\/span> de RSE<\/strong><\/span> : int\u00e9grer les op\u00e9rations de tri \u00e0 la chaine transport permet de supprimer certaines liaisons. \u00c0 la clef, des \u00e9conomies directes et une r\u00e9duction de vos \u00e9missions de CO2<\/span><\/p>\n

+ de professionnalisme<\/strong><\/span> : utiliser un partenaire sp\u00e9cialis\u00e9 est un gage de confidentialit\u00e9, de tra\u00e7abilit\u00e9 et de s\u00e9curit\u00e9<\/span><\/p>\n

+ de productivit\u00e9<\/strong> <\/span>: un partenaire sp\u00e9cialis\u00e9 est en mesure de d\u00e9finir l\u2019organisation ad-hoc qui permettra de traiter des volumes de courriers importants dans un temps restreint, dans le respect de vos imp\u00e9ratifs horaires.  <\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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\u00a0<\/span><\/h2>

De la salle courrier \u00e0 la salle objet<\/span><\/h2>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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Traitement hybride des documents, mise \u00e0 disposition de contenants et sacoches recyclables, organisation de tourn\u00e9es r\u00e9guli\u00e8res, le fonctionnement de la salle courrier r\u00e9pond \u00e0 une logistique pr\u00e9cise, qui doit sans cesse se r\u00e9adapter. Par ses r\u00e9sultats en termes de s\u00e9curit\u00e9, de r\u00e9duction des co\u00fbts, et d’am\u00e9lioration de l’exp\u00e9rience utilisateur, cet espace d\u00e9di\u00e9 au traitement des flux s\u00e9duit en dehors du secteur tertiaire.<\/strong><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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\n\t\t\t\tAujourd\u2019hui les meilleurs clients sont ceux qui n\u2019utilisent pas encore le service ! La configuration des salles de tri est int\u00e9ressante et peut \u00eatre \u00e9tendue \u00e0 d\u2019autres objets que le courrier. Prenons un Groupe industriel qui doit faire acheminer des pi\u00e8ces d\u00e9tach\u00e9es de petite taille vers ses diff\u00e9rents magasins ou sites de production. Il peut utiliser une salle d\u00e9di\u00e9e \u00e0 la pr\u00e9paration de commandes. Toutes les pi\u00e8ces transitent par cette salle, avec des liaisons permanentes vers les diff\u00e9rents chantiers. Ce savoir-faire combin\u00e9 (salle courrier + transport) nous permet de r\u00e9pondre \u00e0 de nombreux enjeux logistiques, tous secteurs confondus\t\t\t<\/p>\n\t\t\t\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tPierre Jacquart \u2013 Chef de projet Salles de tri - Groupe STERNE<\/cite>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/i>\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tTweet<\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/blockquote>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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La salle de tri est un dispositif qui peut s\u2019adresser \u00e0 de nombreux secteurs, car il permet de traiter des flux de nature diverse<\/b>. Courriers et documents bien s\u00fbr, mais \u00e9galement petits \u00e9quipement ou mat\u00e9riels t\u00e9l\u00e9phoniques et informatiques, pi\u00e8ces d\u00e9tach\u00e9es pour industriels, empreintes pour laboratoires dentaires, composition de kit, en box, trousses, pochettes pour l\u2019industrie du luxe, pr\u00e9paration de commandes pour les retailers, kits sant\u00e9 pour laboratoires pharmaceutiques\u2026le champ des possibles est plus large qu\u2019il n\u2019y parait. <\/p>\n

Forts de leur capacit\u00e9 \u00e0 mutualiser, les prestataires logistiques peuvent s\u2019appuyer sur leurs tourn\u00e9es r\u00e9guli\u00e8res au sein des organisations pour proposer des services compl\u00e9mentaires en Facility Management<\/b> : desserte d\u2019immeubles, gestion des emballages et des d\u00e9chets, pr\u00e9paration des salles de r\u00e9union, maintenance de b\u00e2timent de premier niveau. Passer par un prestataire capable de traiter l\u2019ensemble de vos flux et organiser des op\u00e9rations de Facility management in situ vous apportera une gestion optimale de votre organisation \u00e0 moindre co\u00fbt.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Vers une diversification des flux <\/strong><\/span><\/p>

S\u00e9bastien Talbot<\/span>\u00a0– Directeur d\u2019agence Chilly Mazarin<\/span>
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\u00a0\u00bb Depuis juillet 2020, un grand fabricant de proth\u00e8ses dentaires<\/span>
nous a sollicit\u00e9 pour la gestion de ses colis avec un r\u00e9seau de 80 centres\u00a0<\/span>dentaires pr\u00e9sents sur toute la France. Notre mission est de traiter les flux entrants\/sortants dans une salle de tri \u00e0 Chilly Mazarin. Tous les jours \u00e0 7 du matin, les\u00a0<\/span>op\u00e9rateurs re\u00e7oivent des sacoches contenant des moulages qu\u2019il faut extraire,\u00a0<\/span>trier et conditionner avant de les exp\u00e9dier depuis Roissy Charles Gaulle vers\u00a0<\/span>les usines de fabrication, soit en Chine, soit en Turquie ou en Roumanie. Le\u00a0<\/span>coursier r\u00e9cup\u00e8re les proth\u00e8ses import qui sont achemin\u00e9s vers la salle de tri\u00a0<\/span>pour \u00eatre trait\u00e9s et exp\u00e9di\u00e9s le soir m\u00eame.\u00a0diff\u00e9rents centres dentaires. Chaque sacoche dispose d\u2019une \u00e9tiquette r\u00e9versible avec code \u00e0 barre qui permet de tracer les flux avec notification d\u2019exp\u00e9dition ou de r\u00e9ception des proth\u00e8ses.\u00a0\u00bb<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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\u27a1\ufe0f Le Groupe STERNE fournit des solutions de salles de courrier qui repose sur une approche globale d\u2019optimisation des processus de la fonction courrier. Avec \u00e0 son actif 125 salles courrier, nos solutions documentaires incluent la conception et la gestion de salle courrier externalis\u00e9e ; \u00a0la collecte 5 jours par semaine ; le tri, la massification et l\u2019 affranchissement des plis ; la num\u00e9risation et l\u2019Archivage.<\/b><\/em><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Au c\u0153ur des flux entrants et sortants des grandes organisations, la salle courrier est toujours strat\u00e9gique. Focus sur cette plateforme de gestion documentaire. <\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":8112,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[18],"tags":[288,289,38,320],"class_list":["post-8111","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-blog","tag-document","tag-donnees","tag-optimisation","tag-salle"],"acf":[],"yoast_head":"\nLa salle courrier : une logistique millim\u00e9tr\u00e9e • Groupe STERNE<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Au c\u0153ur des flux entrants et sortants des grandes organisations (groupes bancaires, industriels ou administrations), la salle courrier joue encore aujourd\u2019hui un r\u00f4le strat\u00e9gique. 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